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Escrever de forma clara e adequada ao destinatário é um desafio enfrentado diariamente nas mais diversas áreas do STJ. Embora não se limite aos gestores, a comunicação escrita é uma competência gerencial recorrentemente expressa em despachos no SEI, em minutas de acórdão ou normativo interno, em ordens de serviço, ou em um simples e-mail.

Mais do que uma ferramenta de comunicação informal, o e-mail é um documento oficial. Por isso, é importante que, ao redigi-lo, estejamos atentos. Nunca é demais conferir a lista de destinatários, reler o que foi escrito e se colocar no lugar de quem irá ler a mensagem.

Também é importante organizar as ideias. O texto deve conter começo, meio e fim. A mensagem deve ser simples e de fácil entendimento. Ah, e se o conteúdo for muito extenso, experimente enviar parte dele como anexo. A informação principal no corpo do e-mail e secundárias no anexo otimizarão o tempo do destinatário. Assim, ele provavelmente poderá abrir o anexo quando necessário.

Evite demorar demais para responder. A depender da importância do e-mail, se a resposta precisar de um tempo maior, é de bom tom que você responda indicando estar ciente e informando uma data prevista para a resposta definitiva.

E como dizem por aí: menos é mais! Tente passar a mensagem escrevendo o mínimo possível. Além disso, evite tratar de mais de um assunto no mesmo e-mail. Não esqueça também de contextualizar sua mensagem, principalmente para destinatários que não estejam familiarizados com a conversa. Uma forma de fazer isso é manter o histórico da conversa. Assim, quem caiu de paraquedas no assunto poderá ler as mensagens anteriores e se inteirar.

Mais uma dica: capriche no assunto do e-mail. O assunto deve representar um pequeno resumo do conteúdo.

E por último, tenha uma assinatura de e-mail que pode ser automática. É importante que contenha seu nome completo, telefones, nome da secretaria, coordenadoria e seção em que trabalha. Isso facilita a comunicação e demonstra profissionalismo.

Linha de Frente

A coluna Linha de Frente tem o objetivo de trazer dicas e reflexões gerenciais para os gestores do STJ, bem como para futuros sucessores. Com esse contato mensal, a Sagec traz o conceito de microlearning para o tribunal, de modo que a aprendizagem gerencial ocorra em “doses homeopáticas”, como “pílulas” para o desenvolvimento de competências gerenciais.

Mais informações com a Sagec pelos ramais 9209, 9218, 9638 ou 9739.