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Em uma instituição com as proporções do Superior Tribunal de Justiça (STJ), é grande o volume de documentos produzidos no desempenho das atividades diárias. Mesmo com a implementação do Processo Administrativo Eletrônico, existia uma grande quantidade de documentos administrativos – como faturas, contratos e notas ficais – ingressando diariamente na Corte. Para resolver a situação, foi implantado o módulo Peticionamento Eletrônico Administrativo (PEA) no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) em operação no STJ.

A ação da Coordenadoria de Gestão Documental (CGED/SED) foi uma das vencedoras do Prêmio InovaSTJ 2021, na categoria Melhores Práticas.

Gostinho de quero mais

O coordenador da CGED, Julio Cesar de Andrade, destaca que o PEA permite uma grande economia de recursos, espaço e horas de trabalho. “Em 2019, a Seção de Protocolo Administrativo (SEPAD/SED) digitalizou quase 770 mil páginas de documentos. Quando o uso do peticionamento eletrônico se tornou obrigatório, em março de 2020, esse número caiu para 154 mil”, informa. Ele acrescenta que o uso dessas ferramentas digitais é regulamentado pela Instrução Normativa STJ/GDG n. 17/2019.

“O STJ possui em seu acervo aproximadamente 76 mil caixas de documentos físicos. Dessas, 21 mil são de documentos administrativos. Aproximadamente 65% de toda a documentação administrativa torna-se passível de eliminação em um prazo que pode variar entre cinco e 10 anos, de acordo com a Tabela de Temporalidade Documental vigente e com as orientações do Tribunal de Contas da União. Não teríamos espaço para continuar guardando esse volume de material que ingressava rotineiramente no Tribunal”, destaca Julio Cesar. Para ele, a premiação estimula o desenvolvimento de ideias dos servidores. “Ela nos faz pensar em como aprimorar. Deixa um gostinho de quero mais”, comenta.

Poupando recursos

O chefe da SEPAD, Dijeison Tiago Rios Nascimento – um dos coordenadores da implantação do PEA –, esclarece que o módulo de peticionamento do SEI, desenvolvido pela Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel), serviu de base para o projeto do STJ. “Era necessário preparar, digitalizar, classificar, registrar e arquivar milhares de documentos recebidos mensalmente. Agora, estamos atuando com muito mais eficiência, o que acarreta economia de recursos e diminuição da burocracia”, detalha. Como exemplo, ele observa que o custo do material de consumo da SEPAD caiu de uma média de R$ 7.000, nos anos anteriores, para pouco mais de R$ 1.400, em 2021 – com previsão de chegar a R$ 862,60, em 2022”, declara.

Outra idealizadora da iniciativa, a chefe da Seção de Documentos Digitais (SEDIG/SED), Fernanda Botelho Silveira, explica que foi realizado um grande estudo para atender às necessidades do Tribunal. “A ferramenta está disponível no Portal do STJ, no menu Gestão de Documentos, no item SEI – Uso externo. Os usuários externos terão um acesso mais limitado que o servidor (usuário interno), mas suficiente para uma boa interlocução com o STJ”, ensina. Lá eles poderão enviar documentos, fazer petições e outras ações.

Para a chefe da SEDIG, “o PEA permite agilizar o processo de pagamento de faturas, além de cortar custos dos usuários externos com impressão, entrega e outros”, destaca Fernanda Botelho. “O PEA viabilizou uma comunicação segura, ágil e integralmente virtual entre o STJ e os usuários externos credenciados, reafirmando nosso papel de Tribunal de Cidadania”, finaliza.