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O Superior Tribunal de Justiça (STJ) publicou no mês passado a Portaria STJ/GDG nº 286 de 11 de abril de 2019, que institui o grupo de trabalho para a implantação do Business Intelligence (BI), na área administrativa. A iniciativa tem o objetivo de aperfeiçoar a gestão de informações para a tomada de decisões no órgão.

De acordo com o secretário de Tecnologia da Informação e Comunicação (STI), Humberto Pradera, o BI será utilizado para melhorar a visualização dos dados referentes à transparência no STJ. A Assessoria de Gestão Socioambiental (AGS), em parceria com a STI, tem realizado reuniões para verificar as necessidades e a realidade dos setores e apresentar o potencial da ferramenta de BI na gestão de dados.

“Hoje, as informações sobre transparência do Tribunal estão em um documento PDF, mas é muito confuso encontrar os dados nele. O BI transforma as informações em gráfico, o que as torna mais claras. Além disso, será possível mostrar a evolução dos gastos ao longo dos meses, por exemplo”, complementa Humberto Pradera.

Importância para o usuário

Cristiano Nascimento, da Assessoria de Gestão Socioambiental (AGS), explica ainda que ferramentas de BI são softwares capazes de coletar, filtrar e organizar uma grande quantidade de dados oriundos de sistemas internos e externos, bancos de dados, planilhas, e-mails e outras fontes, possibilitando, assim, a disponibilização de informações relevantes e estratégicas ao usuário.

“A grande relevância dessa ferramenta está na relação ‘alimentação x visualização’ dos dados, pois ela permite que isso ocorra praticamente em tempo real, tornando o fluxo de dados da organização dinâmico e disponível. Por meio da organização de dados e entrega de pesquisas objetivas, o BI possibilita aos gestores aprimorar a tomada de decisões por meio da identificação de pontos críticos ou com maior potencial de resultados”, afirma.

Por que implantar o BI no STJ

A partir de iniciativas da AGS, com o Plano de Logística Sustentável, e da Secretaria de Orçamento e Finanças (SOF), com a Metodologia de Apuração e Análise de Custos, desde 2015 foi identificada a necessidade de organizar, padronizar e estruturar os dados administrativos no STJ. Nesse contexto, o BI surgiu para dar mais agilidade e eficiência à disponibilização de informações e melhorar a tomada de decisões.

No caso da AGS, o BI poderá disponibilizar informações de grande utilidade para Administração, como consumo e gasto de copos plásticos descartáveis, energia elétrica, água, impressão, telefonia, reformas, resíduos, contratos de serviços, materiais de limpeza, vigilância, veículos, entre outros.

Para explicar o BI, o servidor da STI, Cláudio Cavalcante, compara essa tecnologia a um “self-service” de dados. Em uma situação concreta, em que fosse preciso fazer um estudo sobre o consumo de papel de uma secretaria e suas respectivas seções, seria necessário obter informações sobre a estrutura das unidades, como número de servidores, cargos, prestadores de serviço, estagiários envolvidos, além do consumo de todas as áreas.

“Que mundo maravilhoso! Ir a um local da nossa rede onde você encontra esses dados atualizados, e históricos. Esse paraíso para gestores é o objetivo final do BI. Hoje, as informações existem, mas estão em bancos diferentes, pouca gente conhece os endereços e tem que pedir as informações via e-mail aos responsáveis de cada área”, analisa Cláudio. 

Sobre os painéis

As unidades observaram também que várias instituições públicas vinham utilizando essa solução para a melhoria de sua gestão e ampliação da transparência, disponibilizando os resultados em seus portais institucionais. Essa prática impulsionou o STJ na implantação do BI, a partir de 2018. Quando os painéis de impressão foram apresentados à Direção Geral, ficou clara a potencialidade da ferramenta, havendo, em seguida, a solicitação para que a solução se estendesse a todo o Tribunal.

A referida Portaria fala também da “criação de painéis”. Mas o que significa isso? Cristiano esclarece que os painéis são o resultado final do cruzamento e da filtragem de informações, que fica disponível para visualização pelo usuário. “Uma das características interessantes dos painéis é sua interatividade com cruzamentos e filtragens em tempo real. Por exemplo, com um dia ou menos de gap”, complementa o servidor.