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Quem estava acostumado a utilizar os serviços da Secretaria Judiciária (SJD) ganhou um novo canal interno de suporte para a solicitação corretiva da autuação de feitos: o É Aqui. A ideia do atendimento virtual é fornecer um caminho para que as pessoas possam atender seus pedidos, em relação a processos, sem intermediários e com mais rapidez. O sistema, desenvolvido pelo chefe da Seção da Autuação de Processos de Jurisdição Especial, José Menezes, utiliza recursos do Office 365 integrados ao Teams.

Foram três meses de trabalho, quatro versões do sistema e inúmeros testes para resolver o maior obstáculo da Coordenadoria de Autuação (CORA): a quantidade de pedidos realizados por diferentes unidades para alteração da autuação de processos. "A gente recebe por e-mail, por sinal de fumaça, pelo Disk, pelo Teams", conta o gestor da SAUTE.

O coordenador de Classificação e Distribuição de Processos (CCLA), Jorge Cruz, explica que o intuito da ferramenta é disponibilizar um serviço organizado, ágil e eficaz onde usuários possam solicitar a correção de autuações processuais. “Muitas vezes, as pessoas não sabem quem procurar quando precisam fazer alguma correção no processo ou tirar dúvidas, ou obter esclarecimentos. Com esse canal, e a organização montada pela SJD, poderemos dar atenção e atender melhor os clientes.”

Mesmo com a facilidade deste novo recurso, as áreas poderão continuar se valendo dos serviços da Seção de Informações Processuais (SEINP), que concentra o atendimento interno e externo do STJ, em relação a processos judiciais. A unidade também pretende fazer uso do É Aqui. Além de melhorar o suporte, Jorge Cruz observa que, com o novo sistema, a secretaria poderá obter dados importantes para estudos, identificar gaps e fazer investimentos para melhorar a qualidade dos serviços.

Entenda mais

De acordo com a assistente da Coordenadoria de Autuação (CORA), que também trabalhou no desenvolvimento do módulo, Viviane Miranda, o É Aqui é um sistema criado para otimizar o atendimento dos retornos da autuação. Em outras palavras, quando o processo possui algum erro ou precisa ser modificado, em relação a qualquer aspecto da autuação, ele retorna para a SJD, por meio de suas seções de autuação (SAUTE e SAUTO), para que sejam retificados e/ou alterados.

Viviane revela que a quantidade de processos autuados chega a uma média de 1.600 por dia, somados os de competências originária e recursal. “Mesmo tendo um retorno bem pequeno frente a esses números, o trabalho de retificar ou alterar é diário, e precisava de um mecanismo prático e rápido, para que os autos não ficassem aguardando”, observa.

A proposta do É Aqui é fazer com que qualquer servidor do STJ possa abrir sua demanda, sem intermediários, diretamente com o pessoal que soluciona os retornos. “São pequenos erros de autuação que precisam ser sanados e alterações diversas, como acrescentar representação após o processo autuado, ou dar cumprimento aos despachos e às decisões, ou acrescentar partes ou alterar classes processuais”, esclarece.

Ela destaca ainda que o servidor de gabinete, por exemplo, poderá abrir sua solicitação, via formulário, informando apenas os dados do processo e o que é preciso fazer. “Assim que for atendido, ele receberá uma mensagem automática pelo Teams com informações sobre o seu pedido.”

Vantagens do sistema

Os testes com o novo sistema começaram internamente – nas seções posteriores à autuação, na SJD. Quando a Coordenadoria de Triagem detecta alguma falha na autuação, o servidor abre chamado, via Teams, e os operadores do sistema providenciam para que a própria pessoa que autuou possa corrigir o erro, num prazo máximo de 24 horas.

“Em qualquer lugar do Tribunal onde o processo se encontre, ele poderá ser ajustado pelos autuadores e não precisará mais ser deslocado para a autuação.  Isso agiliza bastante o processo de retificação. Existe também um campo no formulário que indica a urgência do pedido, o que o coloca nas prioridades das demandas, mas isso precisa ser justificado.”

Outra vantagem, segundo Viviane, é ter um sistema que serve como feedback para o autuador que fica sabendo todos os dias o que pode melhorar no seu processo de trabalho, pois ele mesmo é quem conserta os seus erros.

“O acesso será bem fácil. O servidor poderá acessar, no Teams, o formulário para abertura de demandas, por meio do link que será disponibilizado após o lançamento do programa, e preencher automaticamente os dados do solicitante, para que este receba o encaminhamento do seu pedido em tempo real”, reforçou a servidora. Ela afirmou ainda que os testes estão em fase final (internamente) e a previsão para que se estendam a outros setores será em etapas, iniciando-se até o fim de setembro.