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O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) foi implantado para facilitar a gestão de documentos que tramitam na área administrativa. Hoje, a ferramenta é utilizada por quase todos os setores do Tribunal. Por isso, a CGED procura sempre orientar os usuários para o bom uso do sistema, por meio do Guia Prático SEI.

Uma situação recorrente na utilização do SEI ocorre na hora de cadastrar dados relacionados a processos e documentos. Não raro, os usuários se deparam com várias ocorrências para um mesmo nome, quando preenchem os campos “Interessados”, “Destinatários” e “Remetente”.

A CGED explica que a situação acontece porque o sistema, além de incluir usuários já cadastrados, permite o cadastro de nomes de pessoas físicas e jurídicas na base de contatos, ao iniciar um processo ou incluir um documento. O mecanismo ajuda no trabalho de unidades que possuem interfaces com usuários externos. Mas é preciso ter atenção e padronizar os nomes cadastrados, pois em algumas situações são registradas várias ocorrências com pequenas variações para um mesmo nome.

Pesquisa fácil

Fernanda Botelho, que trabalha na CGED, disse que a padronização de dados dos “contatos” traz inúmeros benefícios como maior agilidade na realização de pesquisas e na recuperação e não replicação de informações com pequenas variações.

“A padronização de contatos é uma atividade que está sendo desenvolvida no âmbito da CGED, mas o sucesso dessa ação depende da participação de todos”, destaca Fernanda, que lembra ainda que o padrão adotado para o cadastro de novos nomes encontra-se disponível em manual e vídeo.

Algumas orientações gerais também podem ajudar o usuário na uniformização:

- Procure utilizar os nomes já cadastrados na base de dados do SEI, observando o padrão adotado, conforme o caso;

- A lista de sugestões aparecerá, a partir do terceiro caractere digitado, nos campos “Interessados”, “Destinatários” e “Remetentes”;

- Se o nome estiver incorreto ou incompleto, solicite a correção encaminhando um e-mail com o nome correto para [email protected].

Colabore com essa ação!