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O STJ publicou a Resolução nº 11 de 2019, que institui a Política de Preservação Digital na Casa. A norma estabelece ações para conservação e utilização de documentos digitais. Entre os dispositivos da resolução, estão princípios, conceitos, objetivos, responsabilidades, diretrizes e requisitos para a salvaguarda do acervo histórico e informativo do órgão.

Desde 2010, o Tribunal produz documentos digitais, administrativos e jurídicos; até então, essas informações eram armazenadas em bancos de dados. Com a publicação da Resolução nº 11, o objetivo será colocar em prática ações que assegurem a preservação e o acesso em relação aos documentos digitais no futuro. O normativo determina também a implantação de um Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq.

Segundo o coordenador de Gestão Documental, Julio Cesar de Souza, os documentos são produzidos ou recebidos no exercício das atividades administrativas ou judiciais do STJ, sendo mantidos pelos prazos de guarda regidos pelas tabelas de temporalidade. Alguns desses documentos estão destinados à guarda histórica, ou seja, nunca poderão ser descartados. “A tecnologia é dinâmica e fica obsoleta rápido. Então, temos que estabelecer ações que garantam essa preservação”, afirma o gestor.

Origem

No fim de 2018, um grupo de trabalho foi criado para a elaboração da referida norma. Durante esse período, a comissão de servidores concluiu a proposta de preservação e o cronograma de ações, assegurando a introdução da política. A equipe também definiu a divisão de responsabilidades entre as áreas que produziam documentos e as responsáveis pela gestão deles.

O grupo de trabalho ainda realizou estudos para acompanhar ações em andamento em outros órgãos, como o Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios (TJDFT), o Tribunal de Contas do Distrito Federal (TCDF) e o Supremo Tribunal Federal (STF). Atualmente, no STJ, existem mais de 413.750 processos eletrônicos judiciais transitados em julgado e baixados para arquivo; 1,5 milhão produzidos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI); e um milhão no Sistema Fluxus. Além da preservação, é preciso manter a autenticidade e a confiabilidade dos documentos. Com as novas práticas de preservação, a intenção é que eles não sofram intervenções, conservando a sua integridade.

Trabalho conjunto

Para a coordenadora da Biblioteca Ministro Oscar Saraiva – uma das unidades integrantes do grupo de trabalho –, Rosa Maria Carvalho, uma das metas da política de preservação digital é a manutenção das informações da Biblioteca Digital Jurídica (BDJur). “Para nós, que trabalhamos com informação digital, a preservação é de suma importância. Contamos a história do Tribunal por meio do BDJur. Lá se encontra a produção dos ministros, dos servidores, além de toda a legislação do STJ”, destacou.