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Acesso facilitado à informação para a sociedade é um dos princípios básicos do Tribunal da Cidadania.  “Pensando nisso, pretendemos oferecer aos nossos usuários as informações de que necessitarem, de forma clara e objetiva”. Montgomery Muniz, assessor e secretário substituto da Secretaria dos Órgãos Julgadores (SOJ), definiu assim os desafios da nova página da unidade.

Lançada em 19 de junho, a nova página da SOJ foi uma iniciativa do secretário da unidade, Rubens Cesar Gonçalves Rios, com os assessores Montgomery, Ricardo Amaral e Gisele Benvegnu. Eles definiram a premissa de prestar ao público interno informações relevantes, decorrentes da reestruturação por que passou a SOJ. “Em vista disso, buscou-se estruturar a página para oferecer informações precisas e claras, facilitando o acesso e o entendimento do usuário acerca dos novos procedimentos, sobretudo os ligados à automação de procedimentos judiciais”, ressaltou Rubens.

Padronização

Outro ponto importante da reformulação da página foi a padronização dos procedimentos de cartório. Ricardo Amaral comentou que, antes, dependendo da unidade, cada procedimento era feito de forma distinta.

“Com a chegada dos novos sistemas de automação da publicação e da baixa eletrônica, estabelecemos uma padronização de procedimentos relacionados a essas atividades para que eles possam atuar de forma adequada. Para que determinada decisão monocrática seja publicada no novo sistema, por exemplo, ela precisa ter sido anteriormente classificada de forma correta e, dentro da nova página, precisam existir orientações para realizar essa classificação”, norteia o assessor.

Aplicação de regras

Foram necessárias adaptações no sistema para que procedimentos manuais fossem melhorados. Montgomery lembra que, antes da reformulação, o usuário utilizava o Sistema Justiça para realizar algum procedimento, e recorria a planilhas ou anotações para calcular prazos.

“Com a mudança desses procedimentos no sistema, foi necessário aplicar algumas regras automáticas, que antes eram de domínio apenas do pessoal dos cartórios da SOJ. Agora, com a interferência do novo sistema no trabalho de outras áreas e unidades, essas regras precisam ser divulgadas para todo o Tribunal, inclusive nos gabinetes dos Ministros, de onde parte esse fluxo de trabalho”, disse Muniz.

O assessor afirmou que um dos procedimentos que tiveram maior repercussão foi a publicação automática das decisões. “Para que os gabinetes possam enviar as decisões diretamente para o Diário da Justiça, sem interferência dos cartórios, foram criadas algumas regras, divulgadas amplamente, inclusive por meio de treinamentos”, lembra.

Os detalhes desses procedimentos estão disponíveis na Intranet da SOJ.

Utilização de Business Inteligence (BI)

Ricardo acrescenta que uma das ferramentas utilizadas foi a Business Inteligence (BI) – uma inteligência voltada para o negócio. Ela torna possível extrair informações e apresentá-las de forma simples e amigável. “Isso facilita a análise de uma situação por meio de indicadores e, com isso, a tomada de decisões gerenciais e estratégicas. É possível saber quantos servidores e estagiários estão lotados em cada unidade, além de fazer comparativos da quantidade deles ao longo da gestão atual”, afirma.

Os assessores lembram que a ideia é manter a página em constante atualização. “Estamos com vários procedimentos em andamento, que estão expressos na nossa página como entregas futuras, previstas para o longo do ano”.

O que vem por aí?

Eles ressaltam também que o usuário comanda a página; por isso, a SOJ está sempre aberta a sugestões. Existe um tópico na Intranet da SOJ intitulado Fale com a SOJ. Por meio dele, a Secretaria recebe sugestões de melhoria acerca de assuntos e informações que podem constar da página. “A gente precisa desse feedback do nosso cliente para que possíveis melhorias ocorram para seu proveito”, ressalta Ricardo.

O acesso à página está disponível na Intranet pelo menu mais links > Secretaria dos Órgãos Julgadores, ou clicando aqui.

Mais informações podem ser obtidas com a SOJ pelo ramal 9079.