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A Administração está mais ligada ao nosso cotidiano do que pensamos. Imagine a seguinte situação: a pessoa acorda de manhã e sai para trabalhar. O que aconteceria se nas ruas não houvesse semáforos, placas de sinalização, fiscais de trânsito, avenidas e viadutos construídos ou conservados? Seria uma confusão generalizada. Assim funciona a administração no dia a dia, quase sempre discreta e onipresente.

No STJ, a Secretaria de Administração (SAD) exerce o mesmo papel. A unidade presta suporte administrativo às atividades finalísticas do órgão. Sua função é atender às necessidades de bens e serviços solicitados por diversas áreas da Corte.

Iluminação, limpeza, compras, mensageria, contratações e pedido de material são apenas alguns serviços que estão sob responsabilidade da SAD.

O trabalho da secretaria é dividido entre 141 servidores, distribuídos em seis coordenadorias e duas seções ligadas ao gabinete.

• Coordenadoria de Compras (COMP)

• Coordenadoria de Contratos (CONT)

• Coordenadoria de Suprimentos e Patrimônio (CSUP)

• Coordenadoria de Serviços Gerais (COSG)

• Coordenadoria de Engenharia e Arquitetura (CEAR)

• Comissão Permanente de Licitação (CPL)

• Seção de Apoio Logístico (SELOG)

• Seção de Conformidade e Orientação Contábil (SECOC)

No mesmo barco

O Secretário de Administração, Walter Disney Noleto, explicou que, desde o início da gestão, a SAD constatou dificuldades enfrentadas por muitos gestores ao elaborar Termos de Referência para as contratações, bem como para lidar com dúvidas que surgiam ao longo da execução contratual.

O Termo de Referência ou Projeto Básico é um documento por meio do qual a unidade esclarece e detalha o que realmente precisa adquirir ou contratar e quais são as condições para a execução ou fornecimento do objeto. Por meio do termo/projeto é que se elabora o edital e o licitante conhece o que a administração pretende acordar.

Walter Disney afirmou que a ideia, então, foi estruturar a secretaria para que, na fase de elaboração do Termo de Referência, o gestor pudesse ter suas dúvidas esclarecidas por uma unidade específica que o auxiliasse nessa elaboração, de modo que especificações e exigências legais pudessem ser atendidas, viabilizando a elaboração do edital.

“Por outro lado, o trabalho do gestor de contratos é complexo e exige, muitas vezes, conhecimentos que ultrapassam suas habilidades técnicas. Por isso, a SAD possui unidades capazes de auxiliá-los na obtenção da melhor contratação possível, proporcionando uma gestão mais eficiente”, destacou o secretário.

Como funciona?

Para atendimento e auxílio aos gestores, a SAD designa três de suas unidades: a Seção de Análise de Termo de Referência e Projeto Básico (SATER), a Seção de Gestão Administrativa de Contratos Continuados (SGCON) e a Seção de Análise de Garantia, Conta Vinculada e Sanções Contratuais (SAGAV).

A SATER auxilia a unidade demandante a delinear a contratação pretendida, transcrevendo para o Termo de Referência, ou Projeto Básico, as características e condições necessárias ao sucesso da contratação ou da aquisição. Após essa etapa é que se inicia de fato o processo de contratação, seja por meio de contratação direta ou procedimento licitatório. 

Já a SGCON e a SAGAV atuam após a efetiva contratação, orientando e auxiliando os gestores nas questões relativas aos aditivos contratuais, concessões de reajustes e reequilíbrios econômico-financeiros, bem como na aplicação de sanções às empresas inadimplentes.

Avanços do primeiro semestre

Com o propósito de tornar a Administração ainda mais eficiente e aderente às políticas de sustentabilidade, foi disciplinado o procedimento de assinatura eletrônica dos contratos, utilizando-se o Sistema Eletrônico de Informações. Com essa medida, os signatários dos contratos não mais precisarão se deslocar ao STJ para assinar tais instrumentos, resultando, inclusive, em economia no consumo de papel da Corte.

Outro avanço foi a aprovação, no Conselho de Administração, da proposta para que as férias dos prestadores de serviços terceirizados possa ocorrer sem que haja a obrigatoriedade de designação do respectivo substituto. Tal medida viabilizará uma economia estimada em cerca de R$ 1,5 milhão por ano.

No tocante às políticas de padronização, encontra-se em fase de publicação a proposta de normatização dos procedimentos de análise e liberação de recursos relativos às contas vinculadas. Esses valores são retidos em todos os contratos que disponibilizam mão-de-obra residente, a fim de resguardar os direitos trabalhistas dos profissionais alocados nas dependências do STJ.

Recompensa

Walter Disney revelou que o trabalho em parceria com os gestores permite maior compreensão sobre as especificidades relacionadas às demandas. “Esse entendimento mais adequado proporciona eficiência à Administração, celeridade no procedimento licitatório, melhor gestão contratual e redução dos riscos envolvidos”, enfatizou.

Matéria atualizada e originalmente publicada em 2 de maio de 2017.