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STJ - Intranet/STJ - Edições

16 de novembro de 2016 - ed. 519

Formulários digitais no SEI
 

A Seção de Eventos Externos e Programas de Bolsas (Sevep/SGP) implantou no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) o formulário digital para a concessão de Adicional de Qualificação (AQ).

Segundo José Fábio Barbosa Santana, chefe da Sevep, essa iniciativa diminuiu em 70% o consumo de papel da unidade. Cerca de 1000 folhas de papel foram economizadas apenas no primeiro mês de utilização do novo sistema. “Outra vantagem é a economia de espaço e trabalho dos nossos servidores, já que eles não precisam mais lidar com documentos físicos”, acrescenta.

A implementação dessa nova ferramenta começou em agosto e praticamente eliminou o uso de papel para o AQ. Carlos Felipe Borges, que trabalha na Sevep, destaca que o servidor pode preencher e assinar o formulário específico via SEI, o qual permite que se anexe documentos sobre as ações de capacitação como folders, capturas de tela do site da instituição ofertante, etc. Esses documentos devem ser enviados no formato PDF.

Sustentabilidade

Fábio Santana esclarece que usar o SEI, além de seguro, é mais eficiente. “Todos os formulários a serem preenchidos em decorrência do Programa de Bolsas de Pós-graduação do STJ e para as ações externas de educação corporativa também serão enviados via SEI”. Segundo ele, o formulário pode ser preenchido até mesmo de casa. “Isso se alinha com o princípio da sustentabilidade do Tribunal da Cidadania”, conclui.

O servidor da Sevep Carlos Felipe esclarece que o setor recebe 3000 solicitações por ano entre – Adicionais de Qualificação e Ações Externas de Educação Corporativa. “Com o formulário digital há um ganho de tempo e trabalho”. Ele adverte que pedido para as capacitações devem estar autorizadas com a assinatura do chefe imediato e titular da unidade autorizando.

Melhorias

De acordo com a servidora da Sevep Aline Puton são muitas as vantagens do novo sistema, como propiciar mais segurança e oferecer mais controle dos documentos inseridos no sistema e salvos no processo. “Antes como eram muitos certificados, havia mais facilidade de perder algum documento”, explica.  Outra vantagem, segundo Aline,  é a praticidade. “O servidor agora pode fazer de qualquer lugar, até de casa, não tem mais a necessidade de vim até aqui”, comemora.

Para a colega o novo sistema oferece ganhos que vão desde qualidade de vida até a organização do trabalho. “Nós conseguimos dividir todo o processo e também  acompanhar em que fase cada um está”, explica.

 

 

Mais informações com a Sevep pelos ramais 9097 e 9608.

Fotos: Gustavo Lima

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