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Uma plataforma abrangente, flexível e que permite tratar de todos os processos administrativos. O Sistema Eletrônico de Informação (SEI) completou, no último dia 4, quatro anos de implantação no Superior Tribunal de Justiça (STJ) e é considerado uma ferramenta administrativa inovadora. O programa foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4) e cedido para o STJ e outros órgãos – como Supremo Tribunal Federal (STF), Tribunal Superior Eleitoral (TSE) e Conselho Nacional de Justiça (CNJ) –, por acordos de cooperação.

Desde a sua implementação, já foram criados mais de 140 mil processos via SEI, gerando diversos benefícios para o Tribunal. A servidora da Seção de Documentos Digitais (SEDIG/SED) Ana Paula Martini apontou que o SEI substituiu o Sistema Fluxus, e agora toda a gestão de documentos e informação administrativa é feita por ele. “O SEI permite a tramitação eletrônica de expedientes e vários outros documentos. Isso gerou uma economia média de 40% no tempo de tramitação dos temas, em relação ao sistema anterior”, avalia Ana Paula.

Uma das vantagens do SEI é que o mesmo processo pode tramitar paralelamente em diversas unidades, o que acelera o trâmite. Além da economia de tempo, o sistema gerou uma significativa economia de papel, já que a tramitação e o arquivamento do processo são digitais. “Com o sistema, também ficou mais simples coletar dados para estatísticas, disponibilizar acesso e assinatura de processos para usuários externos”, observa a servidora.

Entre as características do SEI está sua constante evolução. Quando foi instalado no STJ, ele estava na versão 2.6, chegando à versão atual – 3.0 –, que trouxe várias inovações. Em breve, uma nova versão – a 3.1 – será disponibilizada, trazendo ainda mais funcionalidades. A aprovação do sistema é alta, tanto que na pesquisa realizada no STJ em 2017, 93% dos usuários manifestaram satisfação quanto ao sistema. Uma nova pesquisa será realizada neste mês de maio e a SEDIG conta com o feedback dos usuários para continuar promovendo melhorias e inovações no sistema.

Apoio administrativo

Durante esse período de evolução do SEI, foi constatada a necessidade de se criar uma unidade do STJ para gerenciar o sistema e desenvolver novos projetos. Desse modo, em abril de 2018, foi instituída a Seção de Documentos Digitais (SEDIG), com as finalidades de: promover a administração do sistema; atender às demandas de usuários internos e externos; implantar novos módulos no sistema, por meio do desenvolvimento de projetos; entre outras atividades.

A titular da unidade, Fernanda Botelho Silveira, ressalta que, com a criação da SEDIG, foi possível estruturar uma equipe capaz de: atender aos chamados do SEI; homologar as novas versões do sistema; e implantar projetos que trarão maior eficiência administrativa e economia de recursos. A exemplo disso, a gestora citou a instalação dos módulos SEI Julgar e Peticionamento e Intimação Eletrônicos.

Módulos do SEI

Uma das atividades da SEDIG é o aprimoramento do sistema, por meio da implementação de macrofuncionalidades, também chamadas de módulos, do SEI no STJ. No momento, dois módulos estão sendo instalados e, em breve, serão disponibilizados para os usuários. O módulo SEI Julgar foi desenvolvido pelo TRF-4 e destina-se a operacionalizar o julgamento eletrônico dos processos administrativos.

A implantação do SEI Julgar no STJ atende à determinação do CNJ de que todos os Tribunais e Conselhos implantem sistemas randômicos de distribuição de feitos administrativos entre seus membros. Assim, os procedimentos relacionados a autuação, distribuição, instrução dos processos, gerenciamento das pautas e das sessões de julgamento são realizados por meio do sistema, gerando economia de recursos e aprimoramento da governança.

O outro módulo é o Peticionamento e Intimação Eletrônicos, que foi desenvolvido pela Agência Nacional de Telecomunicação (Anatel) para que usuários externos protocolem documentos diretamente no sistema. Isso permite a formação de um novo processo ou a composição de um processo já tramitando no SEI.

Além disso, o módulo permite ao órgão a expedição de intimação eletrônica, de forma a viabilizar a comunicação integralmente em meio eletrônico junto aos interessados e a seus representantes. Como aproximadamente 70% dos documentos recebidos em papel no Tribunal são faturas advindas de despesas médicas, a perspectiva de economia de tempo, de papel e de espaço para arquivamento é grande.

FAQ

Para facilitar ainda mais o trabalho dos usuários, a SEDIG está lançando um FAQ (frequently asked questions) para solucionar dúvidas de modo rápido e eficiente. O tira-dúvidas está disponível na página do SEI na Intranet.

Solicitação de informações, além de comentários e sugestões, podem ser encaminhados para o e-mail [email protected] e os ramais 6583 e 8297.