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As atividades e a administração do Superior Tribunal de Justiça (STJ) dependem de um sistema de arquivamento, classificação e recuperação de documentos eficiente. Além disso, o STJ tem um grande acervo de documentos de importância histórica para o Judiciário do Brasil. Para cuidar de toda essa informação, a Instrução Normativa STJ/GP n. 4 de 2019, publicada na última semana, regulamentou o Programa de Gestão Documental da Casa.

Segundo o coordenador de Gestão Documental (CGED/SED), Julio Cesar de Andrade Souza, a norma foi elaborada para adequar suas atividades ao advento de documentos eletrônicos. “O normativo baliza todos procedimentos e operações técnicas empregados nas ações desde a produção até a destinação final dos documentos acumulados pelo Tribunal”, afirma Julio Cesar.

O programa de gestão apresenta um conjunto de procedimentos e técnicas para a produção, registro, classificação e outras atividades correlatas ao manejo de documentos. “Também reúne diretrizes para arquivamento e posterior descarte ou guarda permanente”, acrescenta o coordenador.

As novas normas incidem sobre qualquer documento, independentemente do tipo de suporte (papel ou digital) ou formato (escrito, vídeos e outros).

Processo eletrônico e SEI

Outra norma importante publicada recentemente foi a IN STJ/GDG n. 6/2019. A norma regulamenta o processo eletrônico administrativo e o uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no STJ.

Segundo Julio Cesar, a IN 6 é considerada inovadora, uma vez que autoriza a eliminação de um conjunto de documentos físicos com características híbridas – ou seja, aqueles cuja informação se encontra registrada tanto no suporte papel quanto no digital.

“Essa norma prevê o descarte dos documentos físicos relativos às faturas médicas e odontológicas encaminhados ao Programa de Assistência aos Servidores do STJ (PRÓ-SER), para o faturamento dos serviços prestados aos beneficiários e dependentes do programa”, detalha Julio.

De acordo com a norma, eliminado o registro físico, o seu correspondente digital será considerado cópia autenticada administrativamente e produzirá os mesmos efeitos legais em juízo ou fora dele.

Mais informações na CGED nos ramais 8058 e 8543.