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A partir desta terça (5), os pedidos de transcrição dos julgamentos passarão a ser realizados pelo sistema SIGA-SAD ou pelo Serviço de Atendimento ao Cliente - SAC (ramal 8080). Os servidores terão acesso a um menu customizado para solicitações de transcrição, onde poderão escolher, dentre as opções, a que melhor atende a sua necessidade. Por exemplo, o usuário pode solicitar transcrição do inteiro teor de sessões de julgamento ou partes, como sustentação oral de advogado ou voto de Ministro.

 Em setembro de 2018, o serviço de transcrição passou a ser realizado por demanda. A princípio, a Secretaria dos Órgãos Julgadores (SOJ), usou o SEI para realizar essas solicitações. “Nesse primeiro momento, os pedidos foram feitos por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Essa alternativa foi a adotada para padronizar os procedimentos de encaminhamento de solicitações de transcrições, além de produzir dados gerenciais de produtividade”, explicou o secretário da SOJ, Rubens Cesar Gonçalves Rios.

No entanto, o SEI é uma plataforma utilizada, principalmente, para tramitação de expedientes como memorandos, ofícios, entre outros documentos. “O Sistema não é destinado à tramitação e controle de fluxo de trabalho. Ao conversar com a Seção de Atendimento Remoto (STI), responsável pelo desenvolvimento e manutenção de sistemas que gerenciam serviços dessa natureza, tivemos a ideia de utilizar o SIGA-SAD. Além de gerenciar o fluxo de trabalho, o SIGA-SAD permite o acompanhamento do chamado pelo usuário, desde sua abertura até seu atendimento final”, esclareceu Ricardo Amaral, assessor da SOJ.

Um chamado para cada processo

Uma vantagem do sistema SIGA-SAD é fato de o usuário poder realizar o registro de seu chamado diretamente de sua estação de trabalho, acionando o ícone específico (“i” ou “izinho”, como é conhecido), localizado no canto inferior direito da área de trabalho.

Além disso, o usuário, conta com o apoio do SAC, estrutura de atendimento vinculada à Coordenadoria de Serviços Gerais, que atua no STJ para atender a solicitações de outros serviços administrativos. Além de registrar os chamados e encaminhá-los às áreas responsáveis pelos procedimentos, poderá auxiliar no esclarecimento de eventuais dúvidas dos usuários, encaminhando-as aos responsáveis pelas formulações das respectivas respostas.

Para tanto, basta entrar em contato pelo ramal 8080. “O procedimento para solicitar uma transcrição é similar a pedir a troca de lâmpada ou a reposição de água. Basta acessar o sistema SIGA-SAD no canto inferior direito da tela do computador e escolher o “grupo de problema” “transcrição”. Dentro dessa opção, o servidor deve escolher o que mais se adequa à necessidade dele: transcrições de processo; de sustentação oral; proclamação de resultado, dentre outras”, afirmou Ricardo Amaral.

Segundo o assessor, é importante que o servidor se refira a apenas um processo em cada chamado. “Deve-se tratar de um único processo – mesmo que seja solicitada a transcrição de julgamentos de datas diferentes – em um chamado. O objetivo é facilitar a distribuição do trabalho aos servidores responsáveis pelo atendimento”, explicou Ricardo. 

Outro benefício do Sistema é a economia de recursos do Tribunal. “Com a sistemática antiga, era necessário imprimir os pedidos para distribuí-los entre os servidores que fazem a transcrição. Ou seja, havia gastos com papel, impressora, toner. A nova sistemática permite que o fluxo de trabalho seja todo eletrônico, o que redundará em economia de tempo e recursos materiais”, concluiu Ricardo.