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O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) completou, no mês de maio, três anos de gerenciamento a documentos administrativos recebidos e produzidos no STJ. Ao longo desse tempo foram produzidos mais de um milhão de documentos.

Segundo o coordenador de Gestão Documental, Julio Cesar de Andrade, esse volume demonstra, entre outras coisas, que a ferramenta possui forte capilaridade.

“Hoje, praticamente todas as unidades do STJ utilizam a ferramenta. Esse fato confere muito mais celeridade às ações administrativas” afirma o titular da CGED.

A unidade analisou um processo de trabalho de complexidade média, conduzido pela CGED, e percebeu que a realização dessa atividade a partir da implantação do SEI ocorre em um prazo 40% menor do que ocorria no sistema. “Antes, o prazo médio para a realização de um processo de descarte de petições era de 34 dias. Hoje, concluímos todo o procedimento em 20 dias”, avalia o gestor.

Na ocasião, o sistema ganhou a funcionalidade: Agendar Publicação. O recurso permite realizar agendamento automático para a publicação de documentos no Boletim de Serviço (BS) e no próprio SEI. Anteriormente, o agendamento da publicação no BS era feito manualmente.

Aperfeiçoamento constante

Um dos pontos fundamentais para a implementação da nova funcionalidade foi a integração entre a Biblioteca Digital Jurídica (BDJur) e o SEI.  O chefe da Seção de Biblioteca Digital (SEBID/SED), José Ronaldo Vieira, explica que o agendamento trará mais agilidade e controle no processo de publicação de atos no Boletim.

“Isso facilita o trabalho de todas as unidades que publicam, diariamente, normas na BDJur. A equipe da CGED e todos os envolvidos na realização deste trabalho estão de parabéns”, afirma.

O Boletim de Serviço informa ao Tribunal sobre as publicações administrativas. A publicação de atos nesse boletim é regulamentada na Instrução Normativa STJ/GP nº. 12 de 2015. Já a publicação interna no SEI destina-se à divulgação de documentos dentro do próprio sistema e ao registro histórico de informações relacionadas às publicações obrigatórias efetuadas no Diário Oficial da União (DOU).

União de esforços

A integração entre a Biblioteca Digital Jurídica (BDJur) e o SEI foi o resultado da parceria entre a Seção de Sistemas para a Administração, Finanças e Documentação (SESAD/STI) e a Coordenadoria de Gestão Documental (CGED/SED).

Segundo a chefe da Seção de Documentos Digitais (SEDIG/CGED), Fernanda Botelho Silveira, a parceria estabelecida entre as áreas foi essencial para o sucesso da implantação.

“A comunicação entre sistemas traz muitos benefícios para o Tribunal e contribui com a celeridade e a otimização das atividades dos usuários”, detalha a gestora.

Visão colaborativa

Para o chefe da SESAD, Carlos Eduardo Magalhães Cobucci, a integração foi facilitada pelo fato do SEI ter sido concebido com essa visão colaborativa. Recurso que permite também a interligação e a capacidade de consumo e intercâmbio de informações com outros sistemas, tal qual a BDJUR.

“Do ponto de vista tecnológico, a integração abre portas para que unidades com sistemas construídos de modo diferente possam conversar de forma transparente e intuitiva. Vislumbramos maior sinergia na troca de informações entre as unidades da Casa”, esclarece Carlos Eduardo.

Para facilitar o uso dessa nova funcionalidade, a SEDIG elaborou o Guia Prático – Publicação de documentos gerados no SEI. O documento traz um passo a passo com todas as atividades necessárias ao uso da funcionalidade.

Em caso de dúvida, entre em contato com a Seção de Documentos Digitais (SEDIG) para esclarecimentos relacionadas ao SEI, e com a Seção de Biblioteca Digital (SEBID) para dúvidas referentes à BDJur ou ao Boletim de Serviço do STJ.

Mais informações na Seção de Documentos Digitais, ramal 8297, ou na Seção de Biblioteca Digital, ramal 9740.