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O Superior Tribunal de Justiça (STJ) é uma das instituições pioneiras no Judiciário em estabelecer metas e controlar indicadores como os de produtividade e capacitação de servidores. O volume de informação gerado pelo monitoramento de mais de 200 indicadores estratégicos e setoriais era muito grande e mantido por diversas tabelas do Excel.

“Essas tabelas não estavam integradas e isso levava muitas vezes à replicação de informações e aumentava o risco de ocorrência de erros”, avalia a coordenadora de Planejamento Estratégico (CPES/AMG), Elaine Nóbrega.

Evitando o retrabalho

Para lidar com a situação, a coordenadora explica que o STJ adquiriu uma nova ferramenta, o stratej. “Para nosso planejamento estratégico usamos a metodologia Balanced Scorecard (BSC), que utiliza indicadores para estabelecer metas. Com o  stratej poderemos automatizar cálculos e centralizar todas as informações”, destaca Elaine Nóbrega. Para familiarizar os gestores com a ferramenta foi realizado um curso com instrutoria da empresa que desenvolveu o software.

A previsão é que em outubro o relatório de desempenho do terceiro trimestre  seja gerado já dentro da ferramenta. Uma força tarefa da CPES realizou a migração dos indicadores e agora resta a cada unidade o preenchimento dos dados do período.

A servidora da Coordenadoria de Memória e Cultura (CULT/SED), Beatriz Rodrigues de Almeida, participou da capacitação e afirmou que um dos pontos fortes do stratej é exatamente a integração de informações. “Com menos planilhas não temos retrabalhos e isso ajuda a evitar erros”, salienta. Outra vantagem é a facilidade na geração de relatórios.

Facilitando o alinhamento estratégico

Outro servidor que participou do treinamento foi o assessor Airton Issamu Izaki, lotado na Coordenadoria de Gestão da Informação (CGIN/AMG). “Ainda estamos começando com essa ferramenta e a familiarização pode ser um processo lento. Mas ela parece ser muito útil”, adverte. Para Airton Issamu, a iniciativa aumenta a transparência e agilidade nos trabalhos. Ele observa, ainda, que a unidade está estudando a possibilidade de usar o stratej para gerenciar outras informações.

A servidora da Secretaria de Documentação (SED), Thamara Nunes, conheceu a ferramenta e acredita que ela facilita o alinhamento estratégico do Tribunal. “A administração das informações geradas pelos indicadores toma tempo. Automatizar tarefas repetitivas é essencial”, declara.

A nova ferramenta fará parte da rotina de dezenas de gestores e suas equipes. Os servidores também poderão visualizar os indicadores de seus setores e do STJ. Segundo Elaine Nóbrega, o controle de alterações via log de auditoria é mais uma das vantagens do sistema. “Agora toda alteração feita por um gestor de indicador fica registrada, o que evita perda de dados e aumenta a segurança nas medições”, conclui.

Fotos: acervo pessoal