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Em algum momento, na hora de registrar dados de cadastro em processos ou documentos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), você já se deparou com várias ocorrências para um mesmo nome nos campos “Interessados”, “Destinatários” e/ou “Remetente?

A explicação para essa situação é simples: o sistema, além de incluir os usuários já cadastrados, permite o cadastro de nomes de pessoas físicas e jurídicas na base de contatos ao iniciar um processo ou incluir um documento.

O mecanismo facilita o trabalho de unidades que possuam interfaces com usuários externos, mas é preciso ter atenção e padronizar os nomes cadastrados. Em algumas situações são registradas várias ocorrências com pequenas variações para um mesmo nome.

Fique atento

Antes de efetuar o registro de um novo nome por meio destes campos, verifique se já não há uma ocorrência cadastrada. Se houver inconsistência no cadastro, entre em contato com a Coordenadoria de Gestão Documental (CGED) e solicite a atualização.

A CGED está realizando a gestão dos nomes cadastrados para padronizar e unificar as diversas ocorrências. Para isso, precisa da ajuda de todos os que utilizam o sistema para manter a lista de contatos coerentes.

Dica do Agente SEI:

1 – Ao preencher os campos “Interessados”, “Destinatários” e/ou “Remetente”, sempre verifique se o nome ou sigla foi digitado corretamente e se o sistema sugere alguma opção.

2 – Nesse caso, selecione a opção adequada com o cursor do mouse.

3 – Se o sistema não retornar nenhuma sugestão, você poderá cadastrar o nome na base de contatos. Para isso, basta o usuário digitar o nome desejado em um dos campos mencionados e teclar “Enter”. E não se esqueça:

• Digite o nome da forma mais correta e completa possível.

• Para nomes de pessoas físicas, opte por letras maiúsculas e minúsculas.

• Para os nomes de pessoas jurídicas, utilize sempre letras maiúsculas.

Em caso de dúvidas, entre em contato com a Coordenadoria de Gestão Documental (CGED/SED), ramal 8058.