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Burocracia, projetos interrompidos e aumento da carga de trabalho são alguns dos mitos sobre o Planejamento Estratégico no STJ. Conhecer melhor como o Planejamento funciona e esclarecer equívocos ajuda a aprimorar a implantação de projetos e aumentar a eficiência do Tribunal.

Mito 1: Mudanças de gestão causam a descontinuidade dos projetos

Rogério Cysne, servidor da Coordenadoria de Planejamento Estratégico (CPES/AMG), explica que na verdade apenas 13% dos projetos do Plano Estratégico STJ 2010-2014 foram cancelados. Numa carteira de 30 projetos estratégicos, 11 foram concluídos integralmente, sete concluídos com redução de escopo e quatro ainda estão em andamento. “Os projetos são mantidos nas mudanças de gestão e até com mudanças da equipe responsável”, explana.

Confira a linha do tempo dos projetos. Em 2004, por exemplo, havia o projeto Atendimento aos Portadores de Necessidades Especiais, que continua até hoje, porém com o nome Semear Inclusão. Outro exemplo foi o projeto Gestão por Competências, também iniciado em 2004, que se tornou o Aprimore STJ.

> Mito detonado

Mito 2: O planejamento aumenta a carga de trabalho dos servidores

A imagem utilizada por Rogério Cysne é de afiar um machado para cortar melhor. A organização do trabalho e os projetos aumentam a produtividade e permitem fazer mais com os recursos disponíveis. “Tentamos manter os projetos estratégicos objetivos e voltados para o resultado. Além disso, as reuniões com a equipe de planejamento estratégico são curtas, não são seminários”, brinca. Já Valéria Ferraz, também servidora da CPES, aponta que o aprimoramento de procedimentos e as novas tecnologias que os projetos trazem podem facilitar procedimentos e até diminuir atividades repetitivas.

Germara de Fátima Vilela, assessora da Secretaria de Jurisprudência (SJR), foi uma das responsáveis pela implementação do projeto da secretaria – o projeto Jurisprudência. Ela opina que o trabalho do setor diminuiu. Declara ainda que o planejamento estratégico foi fundamental para o sucesso do projeto, permitindo avaliar os recursos disponíveis e as atividades que seriam necessárias.

> Mito detonado

Mito 3: O planejamento  estratégico e os projetos são burocráticos e envolvem muita papelada

Segundo Valéria Ferraz, existem apenas quatro documentos básicos que são preenchidos e mais um para eventuais ajustes: Termo de Abertura, Plano do Projeto, Relatório de Acompanhamento Trimestral e Relatório de Encerramento. Se houver mudanças orçamentárias, de prazo ou no escopo, uma Solicitação de Mudança deve ser preenchida. “O Escritório Corporativo de Projetos dá apoio em todas as etapas como elaboração do cronograma e instruções para o preenchimento das documentações. Na verdade, essa documentação é uma ferramenta de gestão e está longe de ser complicada”, argumenta Valéria. Ela observa que os documentos garantem a segurança para o próprio gestor do projeto – pois registram “o que foi combinado” com a administração – e a continuidade dos projetos, caso ocorram mudanças.

Paulo de Sena, chefe da Seção de Apuração e Análise de Custos (SANAC/SOF), salienta o empenho do escritório para simplificar os processos de gerenciamento de projeto. “Ficou notório que houve um salto de qualidade no tocante à formalização e acompanhamento dos projetos durante a elaboração dos planos estratégicos”, observa.

> Mito detonado

O patrocinador é importante para projetos estratégicos?

O “patrocinador” não tem uma função específica de gestão ou execução, mas funciona como defensor ou guardião do projeto. Rogério Cysne diz que geralmente o titular da unidade gestora do projeto se torna esse representante. “O patrocinador tem uma função de articulação. Ele ‘corre atrás’ e sensibiliza outros setores sobre a importância do projeto”, expõe. Cysne cita como exemplo o projeto Semear, que tem como patrocinadora a ministra Nancy Andrighi.

O assessor da Secretaria Judiciária, Antônio Augusto Gentil, atuou como patrocinador do projeto Peticionamento Eletrônico e salienta a importância desse papel para auxiliar o trabalho do gestor e garantir os recursos necessários. “Tive uma enorme satisfação por presenciar o cumprimento de objetivos. O cenário inicial era difícil, com apenas 23% das petições entregues em formato eletrônico, e chegamos a um patamar de 80%”, assevera. Do seu ponto de vista, isso foi conseguido graças ao sucesso do planejamento estratégico.

> Importância do patrocinador confirmada

O planejamento estratégico pode diminuir custos?

Poderia até parecer que os novos projetos implantados aumentariam os custos do Tribunal, mas muitas vezes as inciativas racionalizam processos e acabam por economizar recursos. “Podemos citar vários exemplos, como o projeto da Jurisprudência para a aquisição de um segundo monitor e o uso de softwares para tramitação. Houve um custo inicial, que depois foi amortizado com a economia em impressões que deixaram de ser feitas”, destaca Cysne. Outro projeto que também reduziu custos foi o Peticionamento Eletrônico, que definiu que as petições para o STJ deveriam ser feitas em formato eletrônico, proporcionando economia de tempo e de custos de manuseio.

Germara de Fátima informa que, entre 2008 e 2012, houve uma redução de consumo de 922 resmas de papel por ano para apenas 200. Germara também estima que houve uma redução de aproximadamente 78% no uso de cartuchos de tinta.

> Diminuição de custos confirmada