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Aproveitar a experiência acumulada, aprimorar procedimentos constantemente e reorientar o rumo devem fazer parte de qualquer planejamento estratégico de longo prazo. Com o fim do ciclo estratégico de 2010-2014, o STJ inicia um novo planejamento.

Para Rogério Cysne Araújo, servidor da Coordenadoria de Planejamento Estratégico (CPES/AMG), registrar e analisar as lições aprendidas é como estudar história. “Observando o passado, o que ocorreu, podemos avaliar o que deu certo e o que não funcionou, e assim avaliar o que pode ser aprimorado”, destacou.

Segundo Cysne, entre os aspectos vitais do planejamento estão não engessá-lo e focar os pontos mais importantes dos projetos. “Temos exemplos de grande sucesso, como a implementação do Agilis, que transformou o processo administrativo físico em eletrônico; o Peticionamento Eletrônico, que ampliou o recebimento de documentos eletrônicos no STJ, entre outros”, observou. Uma das situações que merecem reelaboração, ele exemplificou, é o controle do orçamento direcionado aos projetos estratégicos. “Nesse caso, os gestores encontraram dificuldades nos aspectos técnicos da definição de objeto de compra”, explicou.

Entre as lições aprendidas mais importantes, Cysne ressalta a importância do monitoramento de perto de ações que dependem de processos licitatórios, visando evitar atrasos, a execução do plano de comunicação com as unidades executoras e a realização de reuniões de acompanhamento periódicas para atualizar o plano do projeto, documentar mudanças e produzir relatórios. Outro ponto importante é o treinamento dos gestores: “Vamos reforçar a capacitação dos gestores e outros servidores envolvidos na execução das iniciativas estratégicas”, acrescentou.

De acordo com Marta Juvina de Medeiros, servidora da Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP) e gestora do projeto de implantação do Sistema Integra (sistema que gerencia todos os dados funcionais dos servidores em uma única plataforma), é essencial buscar o aprimoramento. “As lições aprendidas não focam só os erros, mas o que pode ser feito de forma diferente e melhor”, esclareceu.

Para ela, o planejamento estratégico é essencial, pois possibilita aos gestores o alinhamento dos projetos à estratégia do Tribunal. Uma das lições aprendidas por Juvina no processo foi o de conversar sempre e manter os canais de comunicação abertos.

Outro gestor que destaca a importância do planejamento e das lições aprendidas é Júlio César de Andrade Souza, coordenador de Gestão Documental (CGED/SED). Ele participou da implantação do Sistema Agilis, que controla todos os documentos recebidos ou produzidos no STJ e foi essencial para implementação do Processo Digital.

“Tivemos uma assistência especializada da área de projetos e conseguimos mudar todo um paradigma baseado no papel”, afirmou. Segundo o gestor, uma das lições mais importantes é justamente não ter receio de tentar novos conceitos. “Na minha opinião, o Tribunal deve continuar investindo na integração das áreas e manter uma carteira de projetos em um tamanho que permita um acompanhamento detalhado de cada um”, concluiu Júlio.