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Enviar um memorando, anexar um documento, fazer um despacho, movimentar ou arquivar um processo... Procedimentos comuns na rotina de todos os usuários do Fluxus no STJ. Mas a necessidade de aperfeiçoar o processo eletrônico administrativo no Tribunal fez com que a Secretaria de Documentação (SED) buscasse um novo sistema para conferir mais agilidade e segurança ao trâmite dos documentos internos. O modelo a ser utilizado foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4): Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

Buscando o sistema ideal

O sistema Fluxus  do Superior Tribunal de Justiça foi instituído em 2010 e significou um marco na transição do documento em papel para o virtual, o que suscitou uma importante mudança de cultura no Tribunal. Só que cinco anos depois, as limitações intransponíveis da ferramenta impossibilitam o atendimento crescente da demanda do STJ, tornando imprescindível sua substituição por um sistema mais robusto e confiável.

A fim de apresentar alternativas para essa substituição, a  Secretaria de Documentação instituiu um grupo de trabalho. A equipe, conduzida pela Coordenadoria de Gestão Documental (CGED/SED), era composta por servidores da SED, da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (STI) e da Secretaria de Administração (SAD). Segundo a secretária de Documentação, Josiane Cury Nasser, responsável pela supervisão dos trabalhos do grupo, o objetivo é oferecer uma ferramenta de gerenciamento eletrônico de documentos que proporcione aos servidores e colaboradores do Tribunal o que há de mais moderno no segmento, propiciando ainda mais celeridade, qualidade, segurança, eficiência, transparência aos procedimentos da gestão documental e, principalmente, sem custo para o STJ.

A equipe canalizou seus estudos em sistemas elaborados no âmbito do Poder Judiciário. Entre os parâmetros observados para a escolha do novo sistema, o coordenador de Gestão Documental e do grupo de trabalho, Julio Cesar de Andrade, destacou: “Atendimento às regras de negócio, possibilidade de integração com outros sistemas da Casa e potencial de evolução”.

Modelo veio do sul

O relatório do grupo de estudos indicou o Sistema Eletrônico de Informações, criado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, como a ferramenta mais adequada às necessidades do STJ. Nos dias 21 e 22 de janeiro deste ano, uma equipe de servidores foi ao TRF4 para conhecer o sistema de perto e avançar na negociação entre as duas casas para uso do SEI pelo STJ. Em breve, o presidente, ministro Francisco Falcão, assinará o Acordo de Cooperação Técnica com o presidente do TRF4 para implantação da nova ferramenta.

A secretária de Documentação garante que serão ministrados cursos para que os usuários possam usufruir de todas as funcionalidades que o sistema oferece, permitindo que essa transição seja realizada de forma produtiva, segura e eficaz.